Una web app come strumento previsionale, a supporto delle centrali d’acquisto per il calcolo realistico del fabbisogno farmaceutico nella gestione degli appalti pubblici. La proposta delle aziende: accordo quadro multi-aggiudicatario per scongiurare le carenze.

Roma, 7 giugno 2023 – C’è chi – forse per essere sicuro di ricevere le forniture – sovrastima il consumo. C’è chi, al contrario, dichiara abitualmente fabbisogni molto inferiori ai consumi reali, per poi ricorrere ad acquisti fuori gara che fanno spendere di più. Tante gare con una bassa quantità bandita di farmaco e pochissime gare con alti volumi di acquisto, più efficienti, ma spesso “deserte”, perché la voglia di economie di scala, con prezzi troppo bassi – specie per le gare multiregionali – ha messo in fuga i fornitori.

Tre le fasi di analisi: per prima cosa viene strutturato il confronto con i clinici, per l’individuazione delle variabili che possono influenzare l’andamento dei consumi del singolo principio attivo. In secondo luogo, sono analizzati i dati di consumo degli stessi in rapporto alla prevalenza della patologia. Infine, si struttura la creazione di un algoritmo che consente di simulare il consumo totale di principio attivo all’interno di una determinata popolazione regionale.

Pratiche eterogenee e comportamenti incongrui

«L’analisi ha evidenziato forti scostamenti fra il consumo effettivo e le richieste di approvvigionamento da parte delle stazioni appaltanti in specifici momenti storici – spiega Emanuela Foglia (Ricercatore, Scuola di Ingegneria Industriale e HD LAB – LIUC) – In alcuni casi viene sovrastimato il fabbisogno, creando gravi disagi alle aziende farmaceutiche, impossibilitate a programmare la produzione in modo efficiente; in altri contesti, invece, si evidenzia una sottostima del fabbisogno, che ha costretto le strutture sanitarie e ASL/ATS ad acquistare a costi maggiori fuori gara, o approvvigionandosi all’estero con una qualità inferiore della fornitura». «Dall’analisi dei dimensionamenti – prosegue – è emerso che circa il 20% delle gare contiene l’80% dei fabbisogni: l’informazione risulta fondamentale per la gestione delle procedure di gara, perché indica quali sono i bandi da presidiare con maggiore attenzione e da cui si può ottenere un maggiore possibile efficientamento».

Dalle conclusioni dello studio emerge con chiarezza che due sono gli elementi cruciali per rendere efficienti i processi d’acquisto: il processo di aggregazione e accentramento delle gare a livello regionale o comunque la centralizzazione, nel tentativo di ridurre la complessità determinata dalla frammentazione delle richieste provenienti dalle singole ASL/AO e l’individuazione del prezzo ottimale al di sotto del quale aumenta la probabilità di gare deserte, con conseguente inefficienza per il SSN.

Un algoritmo previsionale a supporto delle centrali d’acquisto

«Abbiamo sviluppato un algoritmo previsionale accessibile tramite un’interfaccia web, potenzialmente adattabile per qualsiasi principio attivo – previa calibrazione con dati a supporto – e utilizzabile gratuitamente dagli enti appaltanti regionali e dalle aziende farmaceutiche interessate a identificare i futuri fabbisogni o dimensionare gli acquisti di gare future – spiega Fabrizio Schettini (coordinatore HD LAB) -. Il modello è costruito per effettuare una previsione degli anni 2023, 2024 e 2025, ma può essere aggiornato estendendone l’orizzonte temporale anno dopo anno e può essere arricchito dotandolo di KPI di monitoraggio sul processo d’acquisto. A oggi restituisce il fabbisogno totale di farmaco espresso in milligrammi: potrebbe essere dimensionato anche per un utilizzo da parte delle aziende sanitarie per la previsione dei consumi interni, ma anche come supporto per definire il case mix delle diverse forme farmaceutiche da acquistare all’interno di ogni bando di gara. Questo elemento – conclude Schettini – potrebbe contribuire a chiudere il cerchio del percorso di efficientamento, creando anche una barriera di protezione contro il rischio ricorrente di carenze».

Le gare multi-aggiudicatario contro le carenze

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