Smart working, dal 7 aprile scattano le sanzioni: multa fino a 7.400 euro se non informi i dipendenti sui rischi

Un laptop acceso sul tavolo della cucina, una sedia non regolabile, il caricatore collegato a una presa multipla, otto ore davanti allo schermo in un salotto trasformato in ufficio. Lo smart working italiano, nato come promessa di flessibilità ed esploso durante la pandemia, entra ora in una fase meno retorica e molto più concreta: quella delle responsabilità. Da lunedì 7 aprile 2026, l'obbligo di consegnare ai lavoratori in modalità agile un'informativa scritta sui rischi per la salute e la sicurezza non è più soltanto previsto dalla legge, ma diventa anche sanzionabile. E le conseguenze, per i datori di lavoro inadempienti, sono tutt'altro che simboliche: si va dall'ammenda fino a oltre 7.400 euro fino all'arresto da due a quattro mesi.

La novità arriva con la legge sulle piccole e medie imprese, pubblicata in Gazzetta Ufficiale a fine marzo ed entrata in vigore proprio oggi. Il cuore della modifica è semplice: ciò che era già un obbligo nella disciplina del lavoro agile viene ora agganciato a una sanzione precisa.

Che cosa cambia davvero

Il punto essenziale è questo: la nuova norma non inventa da zero un obbligo, ma lo rende finalmente effettivo. Già da anni era previsto che il datore di lavoro consegnasse al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, con cadenza almeno annuale, un'informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi al lavoro agile. Quell'obbligo, però, era rimasto per anni in una zona grigia: esistente, ma privo di conseguenze concrete per chi lo ignorava. La legge appena entrata in vigore colma proprio questa lacuna.

Il ragionamento di fondo è lineare. Nello smart working il datore di lavoro non controlla direttamente il luogo fisico in cui si svolge la prestazione. Non può organizzare la postazione come farebbe nei propri locali. Proprio per questo il legislatore ha scelto di rafforzare il valore dell'informazione preventiva: se il luogo di lavoro sfugge al controllo diretto dell'impresa, aumenta il peso della consapevolezza del lavoratore e della chiarezza delle istruzioni ricevute.

L'informativa annuale deve indicare i rischi generali e specifici connessi a questa modalità di lavoro. Non solo quelli legati ai videoterminali — che pure sono centrali — ma anche quelli relativi all'idoneità degli spazi, agli impianti elettrici, all'uso corretto delle attrezzature, alla prevenzione degli incendi, alle posture scorrette, ai tempi di riposo. In sostanza: tutto ciò che in ufficio viene gestito dall'azienda, e che a casa ricade sulla consapevolezza del singolo.

Va detto anche l'altro lato della medaglia: la norma non scarica tutto sull'azienda. Resta fermo l'obbligo del lavoratore di cooperare all'attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore. Il sistema funziona su un doppio binario: informazione chiara da una parte, comportamento responsabile dall'altra.

Tre piani diversi da non confondere

Uno degli errori più frequenti nelle aziende è sovrapporre adempimenti diversi. Lo smart working poggia su almeno tre livelli distinti, e confonderli può costare caro.

Il primo è l'accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente, che definisce modalità operative, tempi di riposo, poteri di controllo e diritto alla disconnessione. Il secondo è la comunicazione al Ministero del Lavoro, che il datore deve effettuare entro cinque giorni dall'avvio del periodo agile: in caso di omissione scatta una sanzione amministrativa fino a 500 euro per ogni lavoratore interessato. Il terzo livello, quello oggi sotto i riflettori, è l'informativa sui rischi: un documento diverso, con una funzione diversa e ora con un rischio sanzionatorio autonomo.

Cosa devono fare adesso le aziende

Per le imprese il messaggio è netto: non basta aver «attivato» lo smart working, occorre dimostrare di averlo governato. In concreto, l'adeguamento passa da alcune mosse essenziali. Verificare se esiste già un'informativa annuale e se è stata effettivamente consegnata — non solo al lavoratore, ma anche al rappresentante per la sicurezza, figura spesso dimenticata in questo contesto. Controllare che il contenuto non sia un modulo generico scollegato dalle mansioni reali. Prevedere una prova della consegna — firma, ricevuta digitale, protocollo interno — perché in caso di contestazione il nodo non sarà solo «averla predisposta», ma «averla trasmessa». Coinvolgere le figure della prevenzione aziendali per evitare documenti standardizzati e poco difendibili.

Una novità anche per i lavoratori

Non è soltanto una notizia per le imprese. Per i dipendenti in smart working questa stretta rafforza la possibilità di pretendere istruzioni più serie e più precise. Se l'informativa manca, è generica o non viene aggiornata, non si tratta più di una leggerezza amministrativa: è un'omissione con un preciso rilievo normativo. Il lavoratore agile continua peraltro a essere tutelato contro gli infortuni e le malattie professionali connessi alla prestazione resa fuori dai locali aziendali, inclusi in determinate condizioni gli infortuni in itinere.

La linea di confine, da oggi, è più netta

La politica del lavoro, quando funziona, non si vede nei proclami ma nei dettagli che cambiano i comportamenti. Qui il dettaglio è un documento di poche pagine. Eppure da quel documento dipende una quota rilevante della nuova architettura dello smart working italiano.

La legge non impone il ritorno in ufficio, non smonta il lavoro agile, non lo considera un'anomalia da correggere. Fa un'altra cosa, più sobria e più severa: dice alle aziende che la flessibilità non può vivere in deroga permanente alla sicurezza. Per anni lo smart working è stato raccontato soprattutto come strumento di produttività, conciliazione e sostenibilità. Tutto vero. Ma la legge ricorda ora un dato elementare: anche il lavoro flessibile ha un corpo, una postura, una fatica visiva, un rischio elettrico.

Dal 7 aprile 2026, insomma, finisce il tempo delle formule vaghe e comincia quello delle responsabilità verificabili. Lo smart working resta una conquista organizzativa. Ma sul capitolo sicurezza, da oggi, nessuno può più fare finta di non sapere.